对职业生涯帮助巨大的习惯-onenote整理

RaymondWang,lawyer
对我职业生涯帮助比较大的一个习惯可能是“勤于整理资料”。每天不管工作多忙,都会留出一些时间搜集资料、分类整理,既包括最新的法律条文,也包括媒体报道的案例,主管官员讲话,公布的判决书、招股书,法官律师专家的分析,行业八卦,图书摘录,音频视频。这件事我从大四实习时开始做,工作日基本上都能坚持,在知乎上回答问题有时也是我整理资料的过程。由于资料收集的比较齐全,更新及时,使我做研究的速度比同事要快很多也更准确,相当于用半成品炒菜和现买现洗现做的区别。如果碰到一些客户催的特别急或特别乱的事,老板往往会想起我来,哪怕我以前从来没做过这个领域。这种资料整理还有一个好处,使我对法律和政策变化的脉络比较熟悉(有时看到“新闻”就专门搜集相关“旧闻”),碰到一些跨越多年的复杂交易,在文件中快进快退都不至于把自己搞晕。

(1)我在初期分类很粗,大类就是“财经”和“法律”,然后是类似“商法、民法、行政法”这样的类别,下面是“合同、侵权”这样的子目录,和学科的基本逻辑一致。随着工作经验的增加,一些关键词在文件名中频繁出现,比如VIE,那么就专门建一个子目录。不用特别追求逻辑层次上的严密,关键是自己要能快速找到。

(2)收集的资料绝大部分都是TXT文本,我在存档前经过“脱水”处理,只保留我认为有价值的内容,但一定会保留时间和作者,便于需要时引用。

(3)我在文件命名上花了很多时间和精力。首先是对原文的标题进行修改,尽量统一使用专业术语,比如把“假外资”全改成“返程投资”;如果一份文件涉及两个内容,比如“外商投资”和“并购”,那么我会在两个文件夹中分别存储,但命名可能不同;如果文件出自某位我特别信任的专家或机构之手,我会特别注明作者,比如“陈永坚赎回条款的玄机 200804”;如果文件的内容非常重要,但存在一些硬伤,我也会注明“(存疑)”,当找到更好的信息来源时替换掉。

(4)如果在读书时发现有用的内容,我会写一个很短的TXT,比如:外管局75号文的适用范围,内容是参见XX书XX页。特别重要的内容,就扫描下来。

(5)在线的音频和视频,我一般会用地址探测软件找到实际地址,下载到本地,因为一两年后很多链接都失效了。如果音频视频比较长,会在文件名中注明“(重点从15分钟开始)”

(6)有知友问“时间维度如何纳入?”我个人基本上是按照内容分类,不考虑时间维度,因为对资料的可靠性影响不大。但会在每一个文件名中注明时间,便于检索。

肥肥猫,懂事长

谌登阳大球知之为知之陶国恩 等人赞同

谨慎。再谨慎。其实换个说法,就是把人往坏了想。这个习惯对于个人生活来说不好。但是对于专业人士,这是个最基本的思维习惯和职业素养。例子1:甲乙方就某一合同谈判时,对于条款的吵架,往往会以互相给文件添加修改意见的形式来交流。现在我已经习惯要求…显示全部

谨慎。再谨慎。

其实换个说法,就是把人往坏了想。这个习惯对于个人生活来说不好。但是对于专业人士,这是个最基本的思维习惯和职业素养。

除非这种漏洞和问题会严重地影响你的工作成果或者职业声誉,不然切忌碎嘴巴。肆意评价甚至自作主张向管理层出谋划策,都是典型的菜鸟行为。即便需要提出,也要先和你能接触到的局内人(往往只是个中层)建立比较好的私下交情并获取足够的信息之后,才能考虑要如何合适地处理。

赵文泽,完全不懂大数据 切勿邀请回答相关问题

1.反复确认。
做任何事情都要照顾到每一个细节并反复确认。一件很简单的事情,里面包含有许许多多的节点,要确保所有的节点都正常并且一直正常,才可以完成任务。要有一种能在脑子里“虚拟”整个事件过程的能力,在这个过程中发现一些可能出问题的点,而不是以一种逃避的心态觉得“没必要想这么多,累不累啊”。
2.想尽办法

3.做事做到位
如果你做一件事情,首先要考虑你要得到的结果是什么,先考虑结果,一切都以这个结果为导向。其次考虑你的配合者,你的结果和过程是否满足所有和你配合的人的需求?而不是像考试一样你很努力的做了80%的试卷就能够得到80分,实际上很努力的做了80%的工作,得到的是0.因为没有完成工作。任何事情都是你的名片。你不可能同时出现在许多地点,但你做过的事情可以。哪怕是扫地,“赵文泽扫过的地”都带有鲜明的我的特色。比如桌椅一定是彼此正对摆齐的,比如所有边角旮旯一定是扫过两遍的。每个人的命运也许就是被这些“名片”所推动吧。
4.虚拟人生
我很喜欢观察周围比我牛的人,观察并记录他们的一举一动,睡觉前YY一下我做他今天做的事情。这样在我大脑中就储存了多个人的拷贝,遇到某件事情,我就会想应该派谁来完成,然后把自己虚拟成他的样子。除了与你无关的专业性技术问题以外,大部分你所面临的问题都有某个人可以简单解决。

这种能力还有一个好处就是酒桌上可以表演学同事。上至大老板,下至平台员工,我能把常接触的人学个七七八八,拿手节目就是我学大家猜,很活跃气氛。前提是不光要学得像,你还不能太LOW,否则就是小丑了。还有,可以从学一个人讲电话开始,因为单纯的声音很好抓特点。

MJ勺子,创业者(物流互联)

多收集工作中的细节,尤其别人分享的和你看到的

我不懂卡车,但会听到有丰富运作经验的朋友讲一台XX型的重卡,满负荷运转,一年要换12到18条轮胎;有人会告诉你,他用什么办法把运输中的风险转嫁给运输司机……随身携带的小本和笔、Gmail、Evernote,都可记下来。点滴积累,假以时日,会成为系统的知识。

整理知识和文档

在没有云笔记之前,我的资料和笔记都存在电脑,文件夹分门别类,会常整理,每个文档都包含三要素:主题、时间、人名。三要素具备,在某个日期,某人,拜访了某个客户。只要文档标题中体现了关键要素,在电脑中进行全局搜索时,会出奇的精准。

工作中,要求我的同事,按照一致的标准建立文件夹、撰写文档标题。如果别人打开你的电脑、邮箱,直观、快捷的找到他想要的东西,而不用搜索,就很好。

到了云笔记的时代,传统的文档整理方法依然有效,但云笔记的架构会减少资料存档的层级。每一条笔记都可以设置多个关键词,便于整理和检索,减少笔记和笔记本的层级。

与外界的交流

在一定的前提下,不建议频繁参加同行业的聚会和会议。原因很简单:保持清醒。你是业内人,但是一定要保持一个置身「界外」的心态和状态。反过来,跨行业、跨领域的小范围交流,值得多参加一些。遇到不同的人,接触不同的思考方式,分享对彼此领域的兴趣和观感。

扎实的专业经验容易使人陷入误区,和一堆自以为拥有扎实经验的人在一起交流,这种思维误区会无形放大。只有和不同领域的人在一起,不分菜鸟、老鸟,一个人才更容易发现——自己不是那么十分正确。

建立驳杂的知识体系,再做「拼图」

查理▪芒格认为在知识上要触类旁通,用广泛的、跨领域的知识,辅助你做自己最擅长的事情。经过实践,我举双手赞同,的确受益于此。组织行为和心理学上的知识,有助于我们把握个体和群体的行为模式,做出有助益的预判;历史和人类学领域的知识,有助于我们理解人在特定语境中的行为,尤其那些异常行为;基础的财务知识,有助于我们在参与经营分析会议时,更好的理解财务报告,能提升与财务人士的沟通效率;拥有文艺百科类的驳杂知识,能提升人际交流的趣味性,对个人而言,拥有见识和拥有趣味,总是互为增益的。

主流的知识需要积累,旁门左道,或许也值得关注,如果精力充足的话。善用微博、微信、BBS等渠道,搜集小道消息、八卦,搜集由一线人员分享的数据和事实,然后自己做筛选,去伪存真,碎片也可以拼出全貌。可以称之为「炼金术」,也是弥补不参加业内活动的损失。

知识积累到一定程度,重要的一步是「脱水」。每月留出一两天时间,闭门、手机静音。对近期收集的资料进行再次阅读,雷同的内容进行合并,多余的段落删除,精简再精简,留下具体的数据、经验之谈和案例。

拥有驳杂的知识是不够的,需要一个人静思,或做思维导图,或与人头脑风暴,将各种碎片「拼接」起来。「拼图」的结果,令人惊叹,日复一日,人的思维和直觉,越来越丰腴。

商人的底线

生意上的来往,不一定要真,但必须诚。

可以说假话,可以偶尔吹牛逼,但要努力去实现。

虚实是一种策略,但信用和信任会是一种长期的价值投资,无捷径可逾越。

清空自己

周期性的让自己处于「空杯状态」,反思、否定、归纳,再上路。这个过程,我称之为「知行合一」,做正确的事,做你反复思索后笃信的事,不是盲从,不是屈就。当然,这样做,必然要经受比常人更多的曲折和险阻。但有意义。

LouiseCheng,联合国顾问

记住每一个人的名字。

记住每一个人的名字。

知乎用户,微信公众号:zgclady

【1】坚持每天汇报情况:

刚进入职场时,我是一个很羞涩的人,总觉得自己是半吊子做事拿不出手,不好意思去”邀功”,遇到棘手的问题时,我宁愿选择一个人默默地纠结,生怕被指责工作能力不足。而我的害羞导致的结果是,工作情况不能得到有效的沟通,反倒让我更加困难重重。

在破除了心理魔障之后,一有点儿什么进展和想法,我就往工作群里update一下,看到什么有启发的工作心得,就及时在群里唠叨几句,一个项目每推进一步,都会大着胆子抄送给老板。一开始的时候,挨骂当然是免不了的(邮件的基本格式都写不标准),我就厚着脸皮老老实实认怂;坚持了三个月之后,在老板忍无可忍的指点下,我的工作能力终于产生了质的飞跃;在群里唠叨时,大部分时间没有人回应(大概是鸡毛蒜皮的事情实在懒得理吧),但没关系,不必害怕承认自己是一个菜鸟,总有一天你会了解到这个行业,了解到公司,了解到上司和同事,了解你自己,面对不同的问题,都能给出最好的答案;

职场新人首先要记住的是,不要害羞,不要怕挨骂。勇于面对缺点的人才能收获最大的成长。大学时听新东方的演讲,有一句话是鼓励学生开口练习口语的,放在这里同样适用:“怕什么,反正痛苦的不是你。”

【2】制定流程,善用工具,磨刀不误砍柴工;

这一点是我今天花了半个小时的电话给新人灌了一碗浓浓的鸡汤后想到的。事情的经过是这样的:我到上海以后,很多事情都需要发邮件请示北京总部,批复确认后才能执行,这让一个执行力超强鸡血满满的新人崩溃了。他带着哭腔对我说,我以前一个小时就能搞定的事情,现在我要花一整天的事情和总部不停地沟通扯皮来回问,效率太低下啦。

我说,是,你以前是一个小公司小作坊式的生产模式,所有事情老板一个人说了算,效率确实高,一个缝衣服的小作坊工人手法多么娴熟啊,你一个服装厂做一个流水线多繁琐啊,搭建一个框架都要多久,新人培训使用新机器都要多久,但是磨刀不误砍柴工,你以为这些繁琐的流程是阻碍你生产效率的,但是一旦跑通了流程,完善了框架,启动起来的效能岂是一个小作坊能比的。难道你要一辈子呆在一个屋子就能坐下的小公司里才能干活吗?

当一个新人踏上更高的台阶后,很可能会感受到这种磨合的阵痛:再也不能想到了就去做,而是要先按部就班地走流程。但事实上,这些看似无用的流程,其实是帮助你协作,安排工作,规划时间和节奏的有力工具。当你面对仅仅是一项任务时,你当然可以潇洒地说做就做,但如果是十项呢?一百项呢?甚至某一个任务会影响到日后一系列工作的开展呢?看上去不必要的流程,就是一个整理规划的过程,能够为你规避很多麻烦和风险。

不仅仅是公司,在个人的办公中,同样需要注意制定流程对工作进行规划。现在很多工作都是支离破碎的,在公司做完回到家还要继续做,很有可能还要在不同设备间切换,怎么办?借用外部工具啊,下个有道云笔记,每天同步保存一下,花不了你多一分钟,地铁上,被窝里,都能随时同步编辑,随时可以对工作进行整理规划,工作内容、流程丝毫不会丢失。这样是不是用了前期走流程的成本,换来了工作效率的大幅度提高呢?
【3】 花一点时间学会快捷键

快捷键是职场基本技能之一,能够极大地提升工作效率,在面对大量繁琐的工作时尤为重要。别人还在眯着眼睛查找右键下拉菜单,你一动手指,就轻轻松松搞定了。

【4】 守时,提前,Plan B

在飞速发展的互联网时代,很多事情风云变幻,也没有成熟的可复制模仿的模板可循规蹈矩地照搬,只能自己永远保持高度的应变能力。比如永远守时,(从小学开始早上迟到的日子屈指可数),尽可能永远保持在线,不要有了突发状况,却看不到你的影子。应变的前提是,你要在场。

比如尽量在预定时间的一半完成工作,因为你永远不知道什么地方会出现BUG,需要一遍遍地修改你的方案。充足的时间能够给你改正错误的余地。

比如永远要准备PlanB,牢记墨菲定律:如果有两种或两种以上的方式去做某件事情,而其中一种选择方式将导致灾难,则必定有人会做出这种选择。再言之凿凿确定到场的嘉宾,也有可能意外缺席或迟到,算准了天气的户外活动,说不准什么时候会下起雷阵雨。就算寄个物料快递这样微不足道的小事,都可能在任一环节出现问题;PlanB,永远会是你关键时刻的救命稻草;快速的反应能力,超强的执行力,和周全的应急方案,永远是优秀的互联网公司共通的优势;

【5】 SMART原则的灵活使用

所谓SMART原则

  1. 绩效指标必须是具体的(Specific)

  2. 绩效指标必须是可以衡量的(Measurable)

  3. 绩效指标必须是可以达到的(Attainable)

  4.绩效结果和目标是有相关性的(Relevant)

5.绩效指标必须具有明确的截止期限(Time-bound)

无论是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标都必须符合上述原则,五个原则缺一不可。  

制定的过程也是自身能力不断增长的过程,经理必须和员工一起在不断制定高绩效目标的过程中共同提高绩效能力。

没有汇报的工作就等于没做,没有目标的计划也不能称之为计划,我们每个人都会制定方案规划,但只有合格的工作规划才能帮助你获得真正的长久成长。

【6】内部PR很重要

我是做市场部的,很多工作都需要对外发声。我只需要在外部各个渠道里去提高公司的品牌知名度和口碑,这让我产生了一个错觉:我的那一亩三分地我的同事不懂,也和他们无关,他们只需要按照我的需求帮我完成特定的任务就可以了,比如一张海报,比如一套程序;

后来有一位人人网的主管告诉我,他每次都会把市场部做出的成果,比如数据报告,因为不同的海报产生的差异等等这些东西拿给设计师看,设计师们特别清晰地看到他为你做的工作部分产生了什么样的成果,并且对公司有怎样的重要性,用户有什么样的反馈,这些都是你扎扎实实的报告同步告诉他的,他的参与感就会提升,更加愿意为你着想,跟你磨合的更好,为你做出更符合预期的产品。同样的道理用在其他人身上也一样。借用《战狼》里的一句话:一头狮子即使再勇猛,也敌不过一群狼。