召开会议的基础

最近开会时的一些感慨

关于会议的那些事 之一

在职场中,我们不能避免的就是参加各种会议,有过会议召开的成功,那么工作的品质和效率都会得到飞跃性的
提高。但是会议召开的质量不好,就会导致大家效率的低下。

那就来谈谈关于会议的那些事情。

会议的划分

总体来说,会议不过分为几类:

  • 报告会议
  • 评审会议(工作进展、分析、人事考察,等等)
  • 灵感讨论会
  • 提升团队凝聚力的感召会

当然不排除其他的会议,这四类会议大体概括了所有的会议。根据公司的类型,其召开会议的次数也是不同的,
不过参加任何会议之前,参会者都需要知道一些关于会议的内容。

这是参会的前提。

会议的前提

在召开一个会议之前,所有被要求参加会议的人都应该知道一些关于会议的基本情况:

  • 时间
  • 地点
  • 参会人员范围
  • 会议的议程

这些都是基本的内容,其中最容易被忽视的就是会议议程。在小公司内部,最常见的是,领导急急忙忙走进会议室,召集大家开会,
而参加的员工根本不知道本次会议的内容。

灵感讨论会更需要提前的沟通

设想一种情况,在会议上,领导突然就关于活动向大家提问,有没有什么想法,结果大家面面相觑,低头不语,

因为大家根本不知道是什么活动,只有少数组长才知道这样的活动,没有信息,大家更没有应对的方法。

这样的情况很可怕,领导觉得自己的员工没有积极性,员工觉得公司莫名其妙。其实,原因不过是内部沟通的不畅通。

灵感会议内容提前告知

解决这样问题的方法很简单,就是在项目筹划前,在向大家询问活动建议前,简单介绍一下活动的内容。如果涉及保密内容也可以日通过重点
邮件提醒等等方式限制范围的通知。

员工对开会讨论的内容没有基本的了解,会议效率自然不高,也会沦为领导的自我宣讲和布置安排。

这样的安排,一封邮件就能处理,不需要召开会议。

总结

  • 让参会者了解本次会议的内容,了解本次会议为何召开

  • 可以通过邮件提前告知的方式避免参会者的一头雾水